Estoy bloqueado ahora mismo. No me pasa con mucha frecuencia pero sí que sufro bloqueos mentales periódicamente. En esta ocasión, ha habido tres factores que han influido para que la situación me haya sobrepasado:

  1. Una larga temporada de trabajo exigente me está haciendo sentir agotado mentalmente
  2. El aumento de carga por tener que preparar todo lo necesario para mi ausencia en vacaciones.
  3. Todos los proyectos nuevos que hay que planificar para septiembre.

El resultado ha sido un bloqueo mental total, tener en la cabeza mil cosas por hacer y no saber por dónde empezar. Pasar horas improductivas distraído con cualquier cosa solamente para evadirme de lo que sé que se me viene encima.

A pesar de estar muy comprometido con mi productividad personal y tener un sistema de trabajo, no me libro de que en alguna ocasión las cosas se me vayan de las manos. Tengo que aceptar que no soy perfecto, soy vulnerable. Y no me siento mal reconociéndolo. Pero debo poner solución rápida, porque los efectos negativos en los resultados de mi trabajo se han empezado a notar ya.

He dividido en dos partes lo que voy a compartir hoy contigo, la primera para salir del atasco y la segunda para prevenir que te vuelva a pasar, así que… ¡vamos allá!

Parte 1. Cómo resolver un bloqueo por exceso de tareas

Voy a enseñarte los trucos que he utilizado en otras ocasiones donde me he sentido bloqueado y que estoy poniendo en marcha en estos momentos. Estoy seguro de que en algún momento esto te resultará muy útil.

Haz una lista para vaciar tu cabeza

En muchas ocasiones, el no saber por dónde empezar y la falta de concentración en lo que estamos haciendo viene más por distracciones internas que externas. Tenemos tantas ideas, compromisos, tareas y datos en la cabeza que no somos capaces de trabajar sin que nos venga a la mente algún asunto pendiente cada dos por tres.

Esto nos resta concentración, energía mental y foco. Lo primerísimo que debes hacer es una lista completa de TODAS las cosas que te rondan en la cabeza, vaciarla completamente y volcarla sobre el papel.

De esta manera, tu cerebro interpretará que todos esos asuntos pendientes están de alguna manera u otra resueltos o, al menos, bajo control. Obtendrás más lucidez y rebajarás el estrés mental inmediatamente después de terminar la lista.

Decidir lo que NO vas a hacer

En la mente de todo entrenador emprendedor siempre hay mil ideas y proyectos por hacer. Si, además, se juntan un montón de compromisos reales que necesitan ser abordados ya, la montaña de tareas puede ser insuperable. Sin embargo, de todo lo que tienes en la cabeza, seguro que hay bastantes cosas que no son para hoy, ni para esta semana. Que pueden esperar un poco.

Coge la lista que acabas de hacer y haz lo siguiente:

  • Tacha todas aquellas tareas que podrían esperar al menos hasta dentro de una semana.
  • Tacha todas aquellas tareas que puedan esperar al menos hasta mañana.
  • Vuelve a repasar la lista, sé totalmente sincero y tacha algunas tareas más, seguro que todas las tareas que has dejado sin tachar no son tan, tan urgentes como crees.

Ya tienes tu lista de tareas para HOY.

Dividir tareas

Una vez tienes tu lista de tareas para hoy, seguro que hay algunas sobre las que sientes cierto “rechazo”. Algunas que sabes que te va a requerir mucho tiempo y energía mental, que no quieres empezar, que te dan pereza.

Bien, pues utiliza el truco de la fragmentación, descompón las tareas que te te resulten más pesadas en tareas más pequeñas, fragmentos a ser posible que te lleven menos de 5′. Esto te va a permitir percibir el trabajo como más fácil.

Empezar… y terminar

Una de las principales resistencias para salir del atolladero es la primera tarea. Ves una montaña tan grande de cosas por hacer, sientes tal impotencia que el primer pensamiento es que no vas a poder con ello. Por eso, a veces, ni empiezas.

O quizá te creas la falsa ilusión de que si te pones a pensar mucho se te va a ocurrir un sistema o solución mágica que resolverá el problema rápidamente. Falso. Eso nunca ocurre.

O, la más graciosa y que me ocurre con mayor frecuencia, es pensar que por la tarde, o mañana, tendré más ganas de hacerlo todo. ¡Meeeec!

Lo que hay que hacer es reunir una gran fuerza de voluntad (echarle huevos, que se dice en mi pueblo) y empezar por algo, lo que sea. Lo ideal es empezar con las tareas desatascador, pequeñas, cortas y fáciles, que ofrecen poca resistencia y te permiten coger ritmo de trabajo y una inercia que te facilitará seguir luego con tareas un poco más arduas.

Tan importante como empezar es ir terminando cada tarea y tachándolas de tu lista. Cada tarea que tachas es un subidón de motivación para la siguiente. Como dice Berto Pena de ThinkWasabi, hay que ser un Terminator.

Una sola a la vez

Supongo que ya lo sabrás, pero te lo recuerdo. La multitarea es el enemigo público nº1 de la productividad. Si quieres no hacer nada, haz muchas cosas a la vez. Así que, si quieres fulminar tu lista de tareas pendientes, no te queda otra que centrarte en una tarea y agarrarte a ella como un Pitbull hasta que esté terminada.

Y así una tras otra. No te desvíes, no saltes de una en otra. Empieza y remata.

Cortar distracciones

Ya te he comentado antes que la mayor parte de nuestras distracciones está dentro de nuestra propia mente. Por eso hemos volcado todos los asuntos pendientes en una lista, para eliminar esas distracciones internas. Sin embargo, en momentos de debilidad las distracciones externas tienen un poder sobrenatural. Cualquier estímulo, por ridículo e insignificante que sea, es capaz de desviarnos de nuestro trabajo.

Por eso, antes de empezar a trabajar deberías hacer lo siguiente:

  • Ordena tu mesa y déjala lo más limpia y vacía posible. Deja sólo aquello que necesites para trabajar. El resto debe ser espacio y luz.
  • Cierra todas las ventanas del navegador que no necesites. Si tienes un bloqueador de páginas web (yo a veces utilizo RescueTime) bloquea todas las redes sociales, foros, etc, que te puedan distraer. Y si no necesitas internet, desconecta el WiFi.
  • Apaga tu smartphone y déjalo en una habitación diferente. No basta con el modo avión, eso se cambia muy fácil. Desconectado y fuera de tu alcance.
  • Si trabajas en un lugar compartido donde te puedan interrumpir, avisa de que no estarás disponible en las próximas 2-4 horas.
  • Si hay algo que tengas que hacer urgentemente, como pasear al perro, hazlo antes.

Eliminar compromisos sociales

Si tienes algún compromiso social que no sea vital, anúlalo. Una cervecita con los amigos, un Skype con una propuesta de colaboración, etc. Retrásalos para la semana que viene y gana tiempo para terminar con tus tareas más importantes.

Descansos

Oye, que no eres Supermán. Es cierto que te has enchufado con todos estos trucos, pero, si quieres cerrar todas tus cosas pendientes y no quieres acabar como Gaby Andersen en el Maratón Olímpico de Los Ángeles 84.

Tómate tus descansos. Quizá al principio, hasta que cojas inercia, necesites parar un par de minutos cada 10′ o 15′. O quizá trabajas bien en bloques de 60′ o 90′ y necesites descansos más largos de 15′ o 30′. La cuestión es que si lo quieres hacer todo del tirón, tu energía irá cada vez a menos.

Prográmate descansos periódicos y proporcionales al tiempo de trabajo y mantendrás la concentración en todo momento.

Parte 2. Prevenir el bloqueo mental y la saturación

Esta segunda parte es quizá mi punto débil, lo que más me ha fallado siempre y en lo que cada día pongo más empeño en mejorar. Y lo que más difícil me resulta.

Pero si quieres evitar que te pase lo mismo que a mí, debes empezar a trabajar en estos aspectos. De lo contrario, tarde o temprano te verás atrapado por tus tareas y sin saber por dónde tirar.

Implementar un sistema de trabajo productivo

No me voy a extender mucho en este aspecto porque ya escribí con detalle mi método de trabajo en un post anterior, el cual te recomiendo leer pausadamente. Con lo que te debes quedar es que puedes obtener buenos resultados sin tener un sistema, pero no puedes mantener consistentemente unos buenos resultados sin un sistema de trabajo.

Un sistema te permite replicar los procesos que te han llevado a los buenos resultados de manera eficiente. De esta manera, todos los ímputs que entran en tu sistema (tareas nuevas o repetitivas, compromisos, proyectos, clientes, agenda) tienen un trayectos o unas acciones asociadas predefinidas, lo que te evita tener que tomar decisiones cada vez sobre cada acción, y te otorga un orden y control total de tu trabajo.

Planificar

Muchas veces asumimos más carga de trabajo de la que podemos porque no hemos planificado, o no hemos planificado bien. Planificar no es entrar en detalle en lo que se va a hacer en cada momento, pero sí es definir unos objetivos, unos plazos, unos compromisos y hacer una previsión del tiempo/trabajo que nos puede suponer alcanzarlos.

Planificar te da una perspectiva global de tu trabajo, de tus proyectos, y da pistas sobre las cosas que puedes o no puedes hacer próximamente y permite anticipar ciertos eventos. Te permite saber anticipadamente qué se te viene encima a una semana vista, a un mes o a tres meses.

Si no planificas y ves tu calendario con perspectiva, si sólo te encierras en el momento, corres el peligro de que se concentren en un breve espacio de tiempo muchos compromisos que no has previsto, desmontando tu sistema y echando por los suelos tu productividad.

Preparar

No es lo mismo levantarse a ver qué toca hoy, que levantarse y tener todo el trabajo listo y preparado para ser hecho. Prepararse es uno de los hábitos más productivos que he adquirido últimamente, requiere disciplina y constancia, pero es fundamental para arrancar el día bien y no perder tiempo cuando te pones a trabajar.

La semana de trabajo empieza el viernes. El viernes debes revisar qué compromisos tienes la semana siguiente, qué tareas tienes que terminar y qué cosas no deberías hacer. Una vez claro esto, preparara los materiales y la documentación que necesites, y cierra espacios de tiempo en tu agenda para esas cosas importantes que debes hacer.

De igual manera, tu jornada laboral empieza el día anterior. Antes de “cerrar”, dedica cinco minutos a examinar la agenda del día siguiente y programar tus horas de trabajo y descanso. Te irás a dormir con la tranquilidad de que todo está listo para mañana.

Delegar

Es quizá la parte más difícil para cualquier emprendedor. MI proyecto, MIS entrenamientos, MI método. Todos creemos que esto es intransferible. Que nadie puede hacer el trabajo como tú.

Pero llega un momento en el que te das cuenta de que si quieres seguir creciendo necesitas liberar tareas para poder dedicarte al desarrollo de tu proyecto. Existen tareas que sólo puedes hacer tú, está claro. Otras que tú las haces mejor que nadie pero que también otros las pueden hacer decentemente. Y otras que seguramente un tercero pueda hacer mucho mejor que tú.

Es importantísimo tener la humildad suficiente para reconocer que uno no puede con todo, que necesita ayuda, y para confiar en otros.

Para delegar correctamente es necesario:

  • Identificar las tareas que tienen poco valor añadido. Tareas mecánicas y rutinarias, necesarias para el funcionamiento del proyecto pero que no aportan nada para el crecimiento del proyecto. Por ejemplo, la facturación, contabilidad, respuestas de solicitudes por correo, gestión de redes sociales, etc. Estas son las primeras tareas que debes delegar.
  • Sistematizar todos los procesos. Si no tienes estos procesos pautados por escrito, perderás mucho tiempo enseñando a la persona a la que delegas cómo realizar cada una. Tener un documento de procesos internos con todos lo pasos escritos en orden favorece la rápida implementación de las tareas por un tercero.
  • Explicar de manera clara y nítida en qué consiste la tarea, cómo debe hacerse, cuándo debe hacerse y por qué. Es importante no dejar el mínimo de aspectos a decisión de la persona encargada. Definir claramente lo que se espera de él, acotar unos límites temporales de entrega y ofrecerle un contexto y unos motivos de por qué es importante que esta tarea esté bien hecha y en su momento.
  • Controlar las tareas delegadas para asegurarse que la persona encargada ha comprendido qué y como debe hacerlas y que, efectivamente, las está haciendo bien. No se trata de estar siempre con el aliento en el cogote del responsable, pero sí supervisar periódicamente el resultado de ese trabajo y dar feedback. Se puede pedir un informe semanal/mensual del trabajo hecho para la supervisión.
  • Elegir adecuadamente a la persona que va a colaborar contigo. Mi consejo, aunque la persona en cuestión no sea técnicamente extraordinaria en esa tarea, intenta que su actitud sí que sea extraordinaria. Lo otro se aprende.

Conclusiones

La única conclusión que puedo sacar es que tientes que ponerte manos a la obra ya si no quieres permanecer más tiempo en ese círculo vicioso donde las tareas se acumulan y a la frustración se incrementa.

Y ahora te lanzo una pregunta:

¿Qué trucos o estrategias utilizas cuando te bloqueas o te atascas en tu trabajo?

Cuéntame tu experiencia y colabora con otros compañeros a vencer estos estados de baja productividad.

Cómo gestionar tus tareas y mejorar tu productividad como entrenador: una guía de iniciación al método GTD®