Si un día decidiste convertirte en entrenador, es muy probable que durante la mayoría del tiempo te sientas como el hombre orquesta. Igual llevas el ritmo con el bombo y platillos, que acompañas con la guitarra, que te marcas un solo con la trompeta.

Quieras o no, estás condenado a realizar mil y una tareas de distinta índole, no sólo tus labores técnicas como entrenador, sino que además haces de labores de director, administrativo, atención al cliente, comercial, community manager, chico de los recados, limpieza, etc…

Es muy difícil llegar a tener una estructura y conformar un equipo de trabajo donde cada uno hagas “sus” tareas. Ahora mismo todas las tareas son tuyas. Aunque no sea lo ideal, debes aceptar la realidad y trabajar duro para conseguir crecer y crear un equipo de trabajo.

Pero, mientras, las tareas están ahí, acechándote día a día, apareciendo de la nada para recordarte que no puedes relajarte ni un segundo o acabarán devorándote cual banco de pirañas.

Bueno, no hace falta ponerse tan dramático, pero también te advierto que esta fue una de las causas que en 2015 me hicieron sufrir un burnout del que tardé meses en recuperarme. Perdí totalmente la motivación y mi capacidad de trabajo, y afectó directamente no sólo a mi economía, sino a mis relaciones personales.

A raíz de esto, descubrí una forma de poder gestionar todas mis tareas de manera eficiente, de manera que no sólo soy efectivo a la hora de sacarlas adelante, sino que tengo tal control de mi trabajo que he liberado totalmente mi mente para poder disfrutar de mi tiempo libre y vivir lejos del estrés.

¿Quieres saber cómo? Pues sigue leyendo porque esto puede ser un punto de inflexión en tu profesión, como lo fue para mí. Poder liberar de tu mente todas las tareas pendientes, tener un sistema que te permita una eficacia personal que hasta ahora era impensable para ti y tener un control total de tu tiempo y tu trabajo.

Mis primeros escarceos con GTD®

La primera vez que escuché hablar del método GTD® fue en 2014, durante la clase sobre productividad que impartió mi colega Aitor Contreras en Stand Out Program (donde actualmente formo parte del equipo docente).

Echando la vista atrás, recuerdo mi vida en esas fechas y probablemente ahí empezaba ya a gestarse mi proceso de burnout. Todavía no había afectado a mi rendimiento profesional, porque mi motivación estaba por las nubes, pero mi estilo de vida y mi ritmo de trabajo eran los ingredientes perfectos que un año más tarde me hundirían en la experiencia más dura que he vivido.

Volviendo a lo nuestro, una vez conocí GTD® empecé a implementarlo de una manera muy rudimentaria. No conocía profundamente sus principios, solamente la pautas básicas para organizar mis tareas y, aunque sólo eso ya supuso una mejora, lo cierto es que la aplicación era todavía incompleta y no lo suficiente eficaz.

Tras superar el burnout, cosa que me llevó 4-5 meses tras reconocer mi problema, empecé a investigar y documentarme más sobre procesos eficientes de trabajo y productividad personal. Y ahí es cuando conocí más detalladamente qué era el método GTD®.

Pero, sin lugar a dudas, lo que me ha cambiado radicalmente la vida ha sido leer el libro original del autor, Organízate con Eficacia de David Allen, lo que me ha permitido conocer los principios del método, implementar paso a paso de manera ordenada el sistema y conseguir los resultados que se esperan de ello.

Qué es el método GTD®

GTD es un método de organización personal para la gestión de las tareas inventado por David Allen. Sus siglas en inglés significan Getting Things Done. El autor promete en el libro conseguir un estado para trabajar, hacer y ser en el que la mente está despejada y suceden cosas productivas.

Según Allen, la mayor parte del estrés que padecen las personas proviene de una gestión inadecuada de los compromisos que crean o aceptan. De esta manera, cualquier cosa inconclusa o que no pertenezca al lugar que ocupa y esté en nuestra mente, será una fuente de estrés.

Por ello, es importante tener un sistema para sacar de nuestra cabeza todos estos “ciclos abiertos” que consumen tu atención y poder procesarlos de manera eficaz.

Cómo implementar el método GTD®

Espero que te haya quedado más o menos claro en qué consiste en método, es momento de entrar en materia para empezar a integrarlo en tu trabajo.

Antes de seguir, una advertencia. Aplicar este método no es gratis, no es ningún remedio milagroso que solucione todos tus problemas solo con pensar en ello. Para que este método pueda ayudarte necesitarás:

  • Tener mucha disciplina
  • Adquirir ciertos hábitos
  • Dedicar tiempo al procesamiento de la información
  • Aprender a utilizar algunas herramientas y apps
  • Tener la constancia suficiente para retomar el proceso cuando falles (que fallarás mucho al principio)

Si estás buscando algo que te haga ser más productivo sin dedicar cierto esfuerzo, no sigas leyendo, porque GTD® no trata de eso.

Si estás dispuesto a hacer ese esfuerzo y cambiar algunos de tus hábitos, adelante, este es el camino para catapultar tu productividad y rebajar tus niveles de estrés.

Sistema de listas

El método se basa fundamentalmente en tener un sistema de listas, donde los asuntos (tareas) van entrando en tu lista “bandeja de entrada” y, a partir de ahí, vas procesando esos asuntos desechándolos o clasificándolos en otras listas diferentes a las que recurrirás según el tipo de tarea, la situación, etc.

Las listas pueden ser:

  • Físicas, archivadores con etiquetas donde ir moviendo las hojas con cada asunto. Si trabajas con muchos documentos en papel, te lo recomiendo.
  • Digitales, utilizando aplicaciones para tu PC y smartphone.

En mi caso, he elegido la segunda opción ya que no utilizo el formato papel prácticamente para nada. Al principio utilicé Evernote, pero ahora mi App favorita es Trello porque me resulta visualmente más cómoda y ágil, dejando Evernote sólo como biblioteca de archivos.

Tengo una segunda bandeja de entrada, que es la de mi email. De esta manera, los asuntos que entran en el email los gestiono directamente desde allí.

A continuación te explico qué tipos de listas debes tener.

Lista “Bandeja de Entrada”

La bandeja de entrada es donde va a parar todo lo que entra en el sistema de manera predeterminada. Una idea que anotas, un recado que tienes que hacer, una foto que quieres guardar, un evento al que asistir. Todo lo anotas en bruto y llega a la bandeja de entrada, donde luego lo procesarás.

CONSEJO: Cuando tomes notas, no te limites a poner una palabra, sino que dale significado y deja claro de qué se trata. Por ejemplo, si tienes que crear una cuenta bancaria para tu negocio, no anotes “banco”, anota el resultado final que esperes obenter de esa tarea. Por ejemplo “tener una cuenta en el banco X”. Esta forma de redactar ofrece claridad y muchas ventajas psicológicas, al estar refiriéndonos constantemente a resultados y no a deseos.

Como ya he comentado, yo tengo dos, la de mi email y la de Trello.

Listas “Próximas Acciones”

La clave fundamental para que este sistema funcione y evitar la tan frecuente procrastinación a la que nos enfrentamos cuando estamos frente a múltiples tareas o tareas muy grandes, es determinar cuál es la siguiente acción para cada uno de los asuntos que hemos capturado.

De esta manera, una vez hemos procesado los asuntos (más abajo explico cómo), los moveremos a otras listas diferentes. Mi consejo es crear listas distintas para cada contexto de trabajo. Te pongo mis ejemplos de listas de próximas acciones:

  • Ordenador: Es la lista de aquellas tareas que puedo hacer cuando estoy en el ordenador. De esta manera, cuando me siento frente a él, tengo claro qué tengo que hacer y, sobre todo, sé perfectamente lo que no.
  • Teléfono: Como también realizo bastantes llamadas de teléfono, tengo otra lista específica para las llamadas. De esta manera, si me encuentro fuera de casa y no tengo mi ordenador, puedo aprovechar tiempos muertos, esperas, etc, para avanzar con las llamadas.
  • Email: Esta lista está fuera de Trello, es una categoría que he creado dentro de mi email y donde envío todos los correos que implican alguna tarea que hacer. En mi caso, hace tiempo que dejé de consultar el correo a todas horas, cada día asigno un tiempo para dedicar al mail, y trabajo en él durante esa franja. El resto del tiempo, ni lo abro.
  • Pista: Me paso prácticamente media jornada laboral en la pista, con lo que tengo que realizar tareas asociadas con los entrenamientos y acordarme de temas como inscripciones al club, y demás. Cuando bajo, siempre repaso antes esta lista.
  • Recados: Son aquellas tareas que debo realizar fuera de casa, como la compra, cambiar pilas al reloj, llevar la moto al taller, etc.

En tu caso, tú tendrás tus propios contextos y debes crear tantas listas como necesites, cuantas menos mejor.

Lista “En Espera”

En esta lista vas a enviar aquellos asuntos de los que su avance dependa la acción de otras personas. Por ejemplo, si tienes que concertar una cita para una primera entrevista con un cliente, una vez le has enviado el mail para concertar la cita, la nota pasaría de “Próximas Acciones” a “En Espera”.

Esta lista te permite tener control de las cosas que no dependen de ti, y si la revisas periódicamente puedes reclamar aquellas cosas que estén pendientes, apremiar a la persona y no dejar que tus proyectos se demoren.

Lista “Algún día/Tal vez”

A lo largo del día se nos pueden pasar por la cabeza miles de ideas, algunas creativas, otras útiles, otras absurdas. La cuestión es capturarlo TODO. Algunas de estas ideas, proyectos o asuntos no tendrán sentido en este momento, pero pueden ser cosas susceptibles de tenerlo más adelante.

Así pues, tener una lista con asuntos de los que puedas encargarte más adelante te ayudará a no perder ninguna idea que tengas. Por ejemplo, una formación que quisieras realizar, el coche que te gustaría comprar, un viaje que quieras hacer, un artículo que quieres escribir…

Cuando hagas la revisión periódica de esta lista habrá cosas que terminarás por rechazar y otras que, llegado su momento, te interesará realizar.

Lista “Proyectos”

Aunque solemos entender como proyecto un conjunto grande de actividades, David Allen lo define como cualquier asunto que requiera más de una acción. Por ejemplo, “confirmar hora del dentista” sería una “próxima acción”, ya que sólo requiere un paso. Sin embargo, “pasar la revisión a la moto” sería un proyecto, ya que necesitas:

  1. Llamar al taller para concertar cita
  2. Entregar la moto al taller
  3. Recoger la moto y realizar el pago

El sentido de esta lista es tener una lista (valga la rendundancia) de resultados esperados que, en el momento de decidir cuál vamos a abordar, podamos fragmentarlo en acciones únicas que iremos enviando a las distintas listas de “próximas acciones”.

De esta manera, nunca nos enfrentaremos a tareas titánicas que requieran grandes inversiones de tiempo, sino que todos los asuntos que requieran varios pasos los estamos dividiendo en pequeñas acciones únicas fáciles de hacer y gestionar. Esto nos aporta una gran sensación de avance y evita la procrastinación.

En mi caso, como tengo muchísimos proyectos pendientes, tengo sub-listas dentro de “Proyectos”, en función del proyecto en el que las ubique. Estas son:

  • Personal: Para proyectos relacionados con mi vida personal y mi ocio.
  • Charlas y publicaciones: Todos aquellos proyectos relacionados con la creación de contenidos.
  • vicenteubeda.com: Proyectos relacionados con esta web.
  • tecnicadecarrera.com: Proyectos relacionados con esa web.
  • Club Atletismo: Proyectos relacionados con mi club de Atletismo.

Lista “Referencias”

En esta lista se guarda todo el material de referencia que pueda servirte como consulta. Aquí crearás tu propia biblioteca.

La opción que he elegido yo para esta lista es sacarla fuera de Trello y utilizar Evernote, ya que permite un almacenamiento de gran capacidad, una buena clasificación con libretas, notas y etiquetas, unas búsquedas muy rápidas y precisas, incluso texto dentro de pdf y de imágenes.

El proceso de gestión de tareas

Ahora que hemos definido la infraestructura del método, es hora de analizar el proceso. Como ya he comentado arriba, esto requiere disciplina y cambio de hábitos, cosa que no es para nada sencillo y al principio puede resultar frustrante.

Al principio, lo más normal es que se nos olvide capturar algunas cosas, no seamos muy constantes o que nos resulte un poco complejo el proceso. Eso le pasa a todo el mundo, y lo que hay que hacer es retomar la rutina inmediatamente cuando te das cuenta.

Es necesario insistir hasta que tengas integrado totalmente el método en tu forma de trabajar.

0. La captura inicial

El primer paso para organizar tu trabajo es volcar fuera de tu cabeza los “asuntos” que tienes pendientes. Un asunto es cualquier cosa que está en tu cabeza y que debería ser diferente a como es ahora. No importa si es grande o pequeño, importante o banal. Desde solicitar una hipoteca a comprar comida para el perro. Es algo inconcluso que ronda en tu mente y debes sacar.

Necesitas dedicar al menos una mañana o tarde entera sin que nada ni nadie pueda molestarte, porque es un proceso que te puede llevar entre una y cuatro horas para completarlo. Y también necesitas un espacio físico, aquel que sea tu espacio habitual de trabajo (despacho).

Cuanto antes lo hagas mejor, pero si te da miedo o no puedes permitirte estar una mañana entera sin trabajar (mentira) te recomiendo que utilices un domingo o esperes al inicio de las vacaciones, donde podrás hacerlo con más confianza.

De esta manera, deberías empezar a buscar todos aquellos asuntos que ocupen un lugar en tu mente y volcarlo en una lista. Haz un barrido mental completo a los siguientes aspectos:

  • Proyectos en marcha
  • Proyectos por empezar
  • Compromisos con jefes, socios, compañeros, clientes, etc.
  • Comunicaciones pendientes (emails, llamadas, etc.)
  • Escritos por terminar (informes, evaluaciones, propuestas, etc.
  • Reuniones a fijar
  • Lecturas pendientes
  • Planificación
  • Márketing
  • Administración
  • Sistemas de trabajo (dispositivos, programas, bases de datos…)
  • Espacios de trabajo
  • Formación y desarrollo personal
  • Vestuario
  • Finanzas personales
  • Ocio (vacaciones, sitios que quieres visitar, libros por leer, etc)
  • Mascotas
  • Vehículos
  • Salud
  • Entrenamiento
  • Vivienda
  • Recados
  • Etc.

Si haces una buena reflexión te deberían salir mínimo 100 asuntos pendientes en total, no te asustes si son más. Si te salen menos de 50, o tienes una cómoda vida sin estrés, o que no has revisado bien en tu cerebro.

Ahora has dado un paso enorme, y es que has vaciado completamente tu mente de cosas pendientes. Es el momento de integrar todo esto en un sistema para que se conviertan en asuntos “completados”.

Lo que deberías hacer a continuación con todo este montón de asuntos es aplicar desde el paso 2 que explico más abajo. Pero antes, lee bien la otra vertiente de la captura.

1. El hábito de capturar

¿Ya has sacado todo de tu cabeza? A partir de aquí ya no puedes permitir nunca más que se acumulen asuntos sin resolver en tu cerebro, sino que todo debe ser registrado en el sistema.

GTD® funciona porque tienes una confianza total en el sistema, no necesitas estar pendiente ni preocupado de ningún asunto porque sabes con certeza absoluta que todo está en su sitio y a todo le llegará su momento. Esto te permite aliviar el estrés, vivir plenamente el presente con consciencia del momento, ser más creativo y, en definitiva, realizar un trabajo de mucha mayor calidad.

Por eso, tienes que obsesionarte en convertir la captura en un hábito infalible. Como cualquier hábito, al principio cuesta, pero una vez adquirido, sale de manera automática, sin esfuerzo.

2. Aclarar (o Clarificar)

Ok, ya tienes tu bandeja de entrada con todos los asuntos que van apareciendo, ¿y ahora qué? Es el momento de empezar a procesarlos.

Cuando llegue tu momento diario de procesar tus tareas (5′-10′ al día bastan), tienes que coger cada asunto uno a uno y formularte las siguientes preguntas:

¿Qué es esto?

Esta pregunta es simplemente para tomar consciencia de qué tienes entre manos y que te permita responder a la próxima con total precisión. Bastan 5 o 10 segundos de reflexión para ello, no más.

Una vez lo tengas claro, pasamos a la siguiente pregunta.

¿Es accionable (requiere alguna acción)?

Existen dos respuestas posibles para esta pregunta: sí y no. Una vez esto esté claro, pasaremos al siguiente paso del proceso, organizar las acciones en el lugar correspondiente.

3. Organizar

Hemos visto que en la pregunta anterior existen dos posibilidades. En función de si el asunto es accionable o no, lo moveremos a un lugar u otro. Sería del siguiente modo:

  • No requiere acción:
    • Es basura ⇒ eliminarlo enseguida.
    • No requiere acción ahora, pero tal vez sí más adelante ⇒ enviar a la lista “Algún día/tal vez”
    • Información que puede ser útil ⇒ enviar a la lista “Referencias”
  • Es accionable:
    • ¿A qué resultado te has comprometido? ⇒ redactarlo en forma de resultado
    • ¿Cuál es la próxima acción?
      • Si requiere más de una acción ⇒ enviar a la lista “Proyectos”
      • Si sólo requiere una única acción:
        • Si la acción requiere menos de dos minutos ⇒ hacerla en el momento. Es la famosa regla de los dos minutos.
        • Si no eres la persona adecuada para realizarla ⇒ delegarla y enviar a la lista “En espera”.
        • Si te lleva más de dos minutos ⇒ enviar a lista “Próximas acciones” que corresponda.

Una vez las tareas estén dentro de la lista “Próximas acciones”, deberemos distinguir entre aquellas tareas que tengan una fecha de terminación concreta o no.

Imagina, por ejemplo, que una de tus tareas es inscribir a tus atletas a la competición del fin de semana, y calculas que te va a llevar unos 30′. Existe una fecha límite de inscripción, por lo tanto esta tarea la debes colocar en tu calendario (yo utilizo Google Calendar) para que su finalización esté dentro de plazo.

Si por ejemplo, otra tarea en tu lista de “Próximas acciones” es cambiar la bombilla de la entrada, simplemente la dejarás en la lista y te ocuparás de ella cuando toque, ya que es algo que no apremia.

De esta manera, el calendario o agenda debe ser algo tremendísimamente sagrado, cualquier cosa que coloques allí debe ser realizada sí o sí con absoluta disciplina. Yo guardo unos huecos en el calendario que dedico a “Tareas”, y en ellos realizo tareas de mi lista, tantas como tiempo disponga. Pero cuando coloco una tarea concreta en el calendario es para dedicarle ese tiempo única y exclusivamente a ella porque necesita ser terminada.

4. Reflexionar

Aquí existen varios niveles en los que podemos actuar. La estrategia que yo he adoptado es realizar revisiones del sistema en tres momentos distintos:

Revisión diaria

Cada día reviso el sistema dos veces, al principio y al final de la jornada.

Mi jornada laboral empieza el día antes, cuando ya he terminado mi trabajo, de tal manera que preparo mi agenda y tareas para el día siguiente. Esto me permite tener un control total de mi trabajo, desconectar completamente cuando he terminado mi jornada laboral y levantarme con un efoque y claridad total en las cosas que debo hacer.

Cuando me levanto, repaso la agenda y miro las tareas de la lista correspondiente, en función del lugar donde esté (PC, pista, teléfono, etc).

Revisión semanal

Una vez a la semana, yo recomiendo siempre que sea al final de semana para irte el fin de semana con la tranquilidad de tener todo preparado para empezar el lunes. A esto le deberías dedicar 30′-60′ al final de tu jornada del viernes, o si te resulta más relajado, que sea tu primera activdad el sábado por la mañana.

En esta revisión debes:

  • Despejar: Vuelve a poner tu cabeza a cero, procesa todas tus acciones y deja tu bandeja de entrada a cero.
  • Actualizar:
    • Revisa la lista de “Próximas acciones” para comprobar que no hay nada pendiente.
    • Comprueba en tu calendario la última semana para que no te quede nada pendiente.
    • Comprueba los compromisos de las próximas semanas en tu calendario.
    • Revisa tu lista “En espera”. Envía los recordatorios a quien corresponda.
    • Revisa tu lista “Proyectos” y decide si hay alguno que deberías empezar la próxima semana.
  • Ser creativo:  Revisa tu lista “Algún día/Tal vez”, quizá haya algo a lo que le haya llegado el momento.

5. Hacer

Después de todo este proceso de organización, te queda lo más importante, empezar sacar el trabajo adelante. Tiene todo perfectamente organizado, sin embargo a la hora de decidir qué acciones o tareas hacer, también tienes que tomar las decisiones correctas. No es lo mismo “darse de baja en la newsletter de una web” que “planificar la temporada del equipo”.

A la hora de abordar tus tareas, necesitas tener un criterio para hacer aquellas más adecuadas. Los criterios son los siguientes, y en este orden:

  • Contexto: Está más que claro que si te encuentras esperando en el aeropuerto no puedes hacer las tareas correspondientes a tu lista “Ordenador” o “Pista”. Haz aquellas que correspondan al contexto en el que te encuentras.
  • Tiempo disponible: Un buen hábito es el de asignar un tiempo estimado a cada tarea. Si tienes un hueco de 15′ hasta tu próxima cita, elige tres tareas de 5′, una de 15’… es obvio que no podrás abordar una de 30′.
  • Energía disponible: Elegir una tarea sin tener en cuenta este criterio es un factor que te invita a la procrastinación. Existen tareas que puedes hacer a pesar de estar muy cansado (darme de baja en la newsletter), pero otras que inevitablemente necesitarás hacerlas en un momento de altos niveles de claridad y energía mental (planificar la temporada del equipo). Identifica tus “ventanas de alta productividad” para aprovechar esos momentos.
  • Prioridad: Y como último criterio, elige aquellas tareas que necesiten estar completadas antes.

De esta manera, mi consejo es que cada día reserves de uno a tres huecos de 30′ a 90′ para realizar tareas dentro de tu sistema. No dediques largas horas a este tipo de trabajo.

Al estar tan fragmentadas, irás completando a un ritmo increíble, con lo que la sensación de avance será enorme. Y la realidad es que siempre estarás avanzando, ya que no te quemarás con largas horas de trabajo, y en los momentos que te encuentres con menos energía igualmente podrás realizar tareas menos exigentes.

Reflexiones finales

Quizá pueda parecer complejo este sistema, que no lo es tanto una vez te acostumbras a él. Pero es el precio que tienes que pagar por ser un profesional de alto rendimiento.

La profesionalidad no sólo te la dan los títulos colgados en la pared o los libros que lees. No pretendas obtener resultados profesionales utilizando formas de trabajar de aficionado.

Esta guía te resultará muy útil para empezar con tu sistema, pero para mí fue toda una revelación leer el libro completo Organízate con Eficacia, donde pude profundizar más en los principios, ajustar los detalles y, sobre todo, comprender por qué funciona y poder adaptar todo el sistema a mi contexto personal.

Ahora te toca a ti. Contarme en los comentarios:

¿Qué te ha parecido este sistema de organización personal del trabajo?

¿Utilizas alguna técnica diferente para organizar tu trabajo? Cuéntame en qué consiste y como te está funciáonando.

 

 

La manera de sobresalir